寫作是知識工作者的必備技能!3 大寫作技巧,帶你用知識萃取輕鬆寫出優質文章!

寫作是知識工作者的必備技能!3 大寫作技巧,帶你用知識萃取輕鬆寫出優質文章!

隨著自媒體產業及自由接案市場日益興盛,從事自媒體、創作者、自由講師等工作的知識工作者人數也逐年攀高,然而,隨著市場競爭度越來越高,若想要在知識領域佔據一席之地,最重要的起步就是「寫作」。

寫作除了可以幫助自己定期梳理知識體系、訓練表達能力之外,還可以讓受眾快速透過文字了解自己的專業,拓展網路影響力,且相對其他產出方式而言,寫作的成本很低,即便不會架設部落格,也能透過 Medium、方格子、甚至 Facebook 等網站開始練習寫作。

最好的開始時機永遠都是現在!本篇文章我們將跟大家分享為什麼知識工作者該學寫作,以及如何寫出好文章的 3 大技巧。

寫作可以為知識工作者帶來什麼效益?

一、定期梳理自己的知識體系

寫作相當適合用來整理脈絡、釐清思緒,我們可以透過文字,將腦中凌亂的知識、資訊、經驗,梳理成一個有邏輯、有架構的組織體系,一方面可以培養定期整理知識的習慣外。另一方面,當有機會接到相關主題的演講邀約時,也能以之前產出的文章為基礎,來發想及組織講座的大綱架構,大幅省去備課時間。

此外,許多知識工作者創業初期大多是一人團隊,隨者品牌的業務量逐漸攀升,就會需要擴編團隊、招募新人或與外包團隊合作,若平時就有定期梳理知識體系、寫文章的習慣,就可以在新人入職或與外包夥伴開會前,請他們事先閱讀文章,初步了解公司的專業領域及核心價值,以降低後續的溝通成本,提升團隊合作的效率。

二、訓練自己的文字表達能力

心理學家 Steven Pinker 曾說過:「寫作之難,在於把網狀的思考,轉換為樹狀的結構,展現在線性展開的語句中」。

知識工作者最重要且最核心的能力,就是學會將自己腦中滿滿的知識、思緒、資訊,經過整理、分類、統整後,轉化為有邏輯、有脈絡的架構體系,有效地傳遞給讀者,而寫作就是一個相當適合將知識體系結構化的表達練習方式。

寫作之難,在於把網狀的思考,轉換為樹狀的結構,展現在線性展開的語句中

三、與受眾建立長期關係,堆疊信任資產

素人也有機會可以成為知識工作者嗎?透過寫作就有機會!

寫作最大的益處就是可以幫助堆疊信任資產,信任資產指的就是市場對你的信任度,透過文字不斷輸出對讀者有幫助的資訊,或提供有價值的觀點及經驗,讓讀者持續從你的文字中獲取養分。

久而久之,讀者就會漸漸信任你,並慢慢建立起專屬於你自己的受眾流量池,而這個流量池,就是你未來要開課知識變現或推廣產品時,相當重要且強力的後盾!

四、透過內容行銷獲得合作機會

寫作也是現今網路時代相當重要的行銷手法之一,只要將你的專業知識能力,透過寫文章的方式放到網路上,當文章被 Google、Bing 等知名的搜尋引擎收錄到排名當中,就能大幅擴大品牌的曝光效益,並接觸到更多不同領域的合作機會。

以透鏡為例,喊涵在創業前期時,曾在 Matters 部落格寫了 10 篇有關知識萃取、線上課程製作的知識教學文章,也成功被收錄到搜尋引擎的排名當中,後續就有政府單位透過關鍵字搜尋看到這些文章,並委託透鏡協作製作數位課程。

喊涵創業透過持續寫作,分享教學專業的知識與經驗,藉此更多單位認識到透鏡

如何寫出好文章?用知識萃取產出文章架構!

一篇好的文章,除了要有好的內容之外,更重要的是要有一個好的文章架構,那麼要如何寫好文章架構呢?這一段將跟大家分享如何應用知識萃取的五個步驟,快速定位文章主題、羅列知識點,並產出一篇條理分明、邏輯清晰的文章架構!

為了幫助大家更清楚瞭解知識萃取的應用,以下會以「ChatGPT 應用心得」為主題,來示範文章架構產出的步驟流程。

一、發想及聚焦文章主題

在發想及選定文章核心主題後,由於一開始設定的主題都比較廣泛,為了避免無邊無際寫太多而模糊文章焦點,我們會以「文章字數」及「應用場景」,來幫助聚焦文章主題及內容。

  • 文章主題:ChatGPT 應用心得
  • 文章字數:約 2000 字左右
  • 應用場景:用 ChaGPT 做會議記錄
  • 聚焦後文章主題:如何用 ChatGPT 快速產出會議記錄?

二、設定讀者樣貌

聚焦完文章主題後,下一步就是要設定讀者的樣貌,像從事什麼樣的職業、有什麼樣的痛點、在什麼樣的情境下會需要閱讀這篇文章等,對讀者的樣貌輪廓越明確,就能產出越符合讀者需求的文章內容。

  • 讀者樣貌:職場工作者、自雇者
  • 讀者痛點:開會後經常要花很多時間整理會議紀錄、想提高工作效率
  • 需求情境:聽過 ChatGPT 但還沒用過、不知道該如何下指令

三、設定讀者起點與終點

讀者起點指的是,在閱讀文章前,讀者對於文章主題的理解程度。通常會以讀者的痛點或需求情境來發想,比如說不知道操作方式、不清楚產品用途等。

讀者終點指的是,在閱讀完文章後,讀者可以馬上領悟的資訊或收穫。比如說學會操作技巧,或是初步了解這個領域的未來發展趨勢等。

特別提醒,建議不要將終點目標訂太高或太大,因為讀者在看完文章後,是否真的有把概念落實到生活中,是我們無法控制的,因此只要先以大多數讀者閱讀完文章的當下,可以馬上領悟的事情為目標就好。

  • 讀者起點:
    • 聽過 ChatGPT 但還沒用過
    • 不知道該如何對 ChatGPT 下指令
  • 讀者終點:
    • 知道如何對 ChatGPT 下指令,讓它產出會議記錄
    • 透過小技巧提高 ChatGPT 的正確率

四、提取知識點

以終為始,依序列出讀者從起點到達終點的過程中,所必須要知道的所有知識內容,由於大多數人經常會在這個階段卡關、沒有靈感,因此這邊也建議大家可以使用「情境引導」的方式來加快提取的效率,情境引導可以簡單分為 3 個階段,以下就跟各位分享如何運用情境引導,來提取文章的知識點。

首先,想像你身邊坐著一位徒弟,他來向你拜師學藝,他現在程度的在你剛才訂出來的起點;而你現在、立刻、馬上就要教會他,並讓他的程度提升到你剛剛訂的終點。你現在需要告訴他哪些資訊、步驟或是方法呢?

  • 錄下會議過程聲音檔案
  • 用 AI 工具把聲音轉成逐字稿
  • 把逐字稿貼入 ChatGPT 請他整理成會議記錄

接著,思考在這個主題中,你做得比別人好的關鍵是什麼?可能是只有你知道的珍貴資訊,或是你整理出來的獨門秘訣,也可以是一個別人都沒有注意,但只有你做好做滿的一個細節,比如說:

  • 使用OO工具產出的逐字稿正確率較高
  • 追問 ChatGPT 會議結論的小技巧
  • 追問 ChatGPT 每個參與者各自的 Call to action

最後,去蕪存菁,檢查剛剛所列出來的知識點中,是否有跟讀者的終點無關的資訊,或是刪除哪些內容後,也不會影響讀者達到終點,去除掉比較不重要的雜訊,更聚焦文章重點。

  • 去除掉「如何對 ChatGPT 下英文指令」的內容,由於多數讀者的應用場景都是中文,所以可以先不提英文指令,讓文章更精煉

五、排序知識點

經過上一個步驟,相信你現在桌面上應該散佈著滿滿各種各樣的知識點,而在知識萃取的最後一個步驟,就是要將這些知識點整理、排序,並產出一個有邏輯、有脈絡的文章架構。

基本上,我們會依據知識點的難易度,從簡單到複雜依序排列,先介紹世界觀,再進行細節說明,或是先介紹基礎定義與概念,再開始說明方法或步驟

  • 先介紹什麼是 ChatGPT、為什麼要學習如何使用 ChatGPT
  • 建立世界觀後,再介紹如何運用 ChatGPT 來產出會議紀錄

如果內容中有包含操作的過程,則會再依照讀者操作的時間軸順序來排列,如果步驟較多、較瑣碎,也可以將這些步驟區分為前、中、後三個時期,讓讀者可以更清楚掌握步驟流程。

  • 假設用 ChatGPT 產出會議紀錄包含了 3 個步驟,那每個步驟就是一個小標題,依照步驟 1 2 3 依序撰寫
  • 若步驟較多,則可以先分為前期準備、中期執行、後期校對三個時期,而這三個時期就會是三個小標題,每個時期再分別詳述細節步驟

最後,我們就能順利產出一篇有邏輯、有脈絡的文章架構啦!

文章主題如何用 ChatGPT 快速產出會議記錄?
讀者起點聽過 ChatGPT 但還沒用過不知道該如何對 ChatGPT 下指令
讀者終點知道如何對 ChatGPT 下指令,讓它產出會議記錄透過小技巧提高 ChatGPT 的正確率
文章架構什麼是 ChatGPT?為什麼要學習如何使用 ChatGPT?使用 ChatGPT 產出會議紀錄步驟教學前期準備中期執行後期校對追問 ChatGPT 的小技巧分享

透鏡不藏私!增進寫作效率的 3 大技巧

一、找到最適合自己的寫作黃金時段

很多想要建立寫文章習慣的人,經常都會因為日程太繁忙、外務太多等原因,而遲遲還沒開始行動,然而,想要建立寫作習慣並不難,只要找到專屬於你的黃金時段,並持續且固定執行下去,那就沒問題了!

首先,必須找到最適合你的黃金寫作時間區段,可能是精神最好、思緒最清晰的時候,也可能是一個最不會被人打擾的時光。

接著,可以根據自己的工作安排或目標設定,固定把這段時間完整地空下來,可能是平日的每天早上、周末的下午等,未來只要每到這個時間,就讓自己心無旁鶩、好好地專注在寫文章上。

以喊涵的寫作經驗來舉例,由於喊涵平日 9:00~23:00 經常會收到客戶、朋友的信件或私訊,如果在這段時間內寫文章,思緒不僅容易被打斷,寫作品質可能也會受到影響,相對而言,早上 7:00~9:00 的時間就會是更適合喊涵的寫作黃金時段。

此外,喊涵每週三早上 9:00 固定會寄出一封知識產品分析的電子報,提供給對知識產品領域有興趣的讀者閱讀,搭配這個例行性工作安排,喊涵目前就將寫作時間固定在每週三早上的 7:00~9:00,而在不需要寫電子報的日子,喊涵則會把這個時間拿來推進新書計畫或寫文章,維持穩定的產出。

找到屬於你的寫作黃金時段,把時間空下讓自己專注在寫作

二、對外宣示,讓讀者給你正向的寫作壓力

「自律」永遠是建立寫作習慣的路上最難跨越的一道關卡,我們都曾經跟自己約定過一定會做到、一定會達成,但往往都會因為今天工作好累、天氣好冷、心情好差等各種各樣的原因,而把寫作時間拿來追劇或睡覺。

而要克服自律這個問題,最實用的解法就是善用社群的力量,大聲對大家說出你的寫作目標,讓大家一起監督你寫文章!

像喊涵在 2023 年展開了電子報計畫,每周每週三早上 9:00 固定會寄出一封知識產品分析的電子報,並把這個計畫內容公開分享在 Facebook 上面,,一旦哪天沒有如期寄出信件,就會有種被抓包、食言而肥的壓力,相對也更能拘束自己維持穩定寫作及產出的頻率。

喊涵在臉書說出寫作目標,讓讀者朋友一起監督自己寫文章

三、與其他創作者一同寫作、互相激勵

一個人寫作總是會感到孤單、寂寞、覺得冷,如果你也是很需要有夥伴互相扶持、一同前進的人,很推薦你可以主動邀請跟自己有相同目標的創作者,一起互相討論、互相激勵,甚至一起行動

喊涵在當初創業初期時,為了激勵自己產出 10 篇部落格文章,便找了一位經營部落格的 HR 朋友一起設定目標、互相督促,並約定好連續 10 週,每週都要固定產出一篇文章,只要誰哪一週沒有達成寫文章的目標,就要請對方吃一頓飯。

而在 2023 年開始寫書後,喊涵也找了一位正在寫書、且目標也要在 2023 年出書的法蘭克,組成寫作小夥伴組合,一起討論寫書過程中遇到的困難及挑戰,互相協助並激勵彼此。

對於知識型工作者,寫作是穩固流量的基底,不僅可以累積信任資產,更重要的是可以幫助自己定期梳理知識,養成持續輸出的習慣,與讀者建立起長期且深入的連結。

寫作這件事並不難,難的是堅持並養成寫作的紀律,透過這次知識萃取工具的五大步驟教學,搭配上三個寫文章技巧分享,希望可以幫助各位知識工作者在寫文章這條路上更有方向。

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